Komunikasi Organisasi: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Konsepnya

Secara sederhana, kita dapat mengartikan komunikasi organisasi sebagai proses pertukaran informasi maupun gagasan yang terjadi di antara individu atau kelompok dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Selayaknya komunikasi sehari-hari, hal ini juga melibatkan pengiriman dan penerimaan pesan, serta interpretasi atau penafsiran suatu pesan.

Komunikasi organisasi terbukti sangat efektif dan penting bagi kesuksesan sebuah organisasi, lembaga, perusahaan, dan institusi. Sebab, proses ini dapat meningkatkan produktivitas, memperbaiki hubungan di antara anggota kelompok, serta meningkatkan kepuasan kerja.

Komunikasi Organisasi: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Konsepnya

Melalui artikel ini, kita akan mengenal apa itu komunikasi organisasi, mulai dari pengertian dari para ahli, fungsi, manfaat, hingga konsepnya. Harapannya, setelah membaca artikel ini, kemampuan berkomunikasi kita dalam organisasi atau lingkungan kerja dapat meningkat secara optimal. Tidak perlu berlama-lama, mari kita simak penjelasan berikut ini:

Pengertian Komunikasi Organisasi

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi organisasi berdasarkan pemikiran para ahli.

1. Menurut Golhaber

Goldhaber memiliki pendapat bahwa komunikasi organisasi merupakan sistem tukar pesan antaranggota yang saling membutuhkan satu sama lain. Hal ini bertujuan agar organisasi tetap kuat dan mampu bertahan dalam lingkungan yang berubah-ubah.

2. Menurut Devito

Pengertian komunikasi organisasi menurut Devito adalah sebuah upaya mengirim serta menerima informasi dalam organisasi, baik melalui jalur formal maupun informal.

3. Menurut Ron Ludlow

Ludlow memandang komunikasi organisasi sebagai bagian dari strategi Public Relations (PR) untuk mengolah sekaligus menjaga hubungan baik dengan sesama anggota, pemerintah, hingga para investor.

4. Menurut Pace dan Faules

Komunikasi organisasi merupakan perilaku orang-orang yang ada di dalam organisasi ketika mereka saling berinteraksi dan berbagi makna agar memiliki pemahaman yang sama.

5. Menurut Katz dan Kahn

Komunikasi organisasi adalah arus informasi yang mengalir dalam organisasi. Proses pertukaran informasi ini semakin lama akan membentuk sebuah jaringan yang menghubungkan seluruh bagian organisasi.

6. Menurut Frank

Berbeda yang para tokoh lainnya, Frank memiliki pandangan bahwa komunikasi organisasi mempunyai fokus pada bagaimana cara organisasi berinteraksi dengan pihak luar, tidak hanya urusan intern antaranggota.

7. Menurut Frank Jefkins

Komunikasi organisasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sudah direncanakan secara matang oleh organisasi dengan publik untuk meraih target tertentu.

Berdasarkan tujuh definisi di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses saling berbagi dan menukar pesan atau informasi yang dilakukan oleh seluruh anggota organisasi, mulai dari atasan hingga staf. Proses ini dapat kita lakukan lewat jalur resmi (rapat) maupun obrolan santai di kantin. Tujuannya yaitu supaya semua orang memiliki pemahaman yang sama untuk mencapai target yang sudah disepakati bersama.

Fungsi Komunikasi Organisasi

Setelah memahami pengertian komunikasi organisasi menurut para ahli, sekarang kita beranjak ke pada apa saja fungsi-fungsinya. Berikut adalah fungsi penting komunikasi organisasi menurut Sendjaja, yaitu:

1. Fungsi informatif

Komunikasi organisasi memiliki peran sebagai pusat informasi. Hal ini bertujuan agar semua orang yang tergabung dalam organisasi dapat berbagi dan menerima data tanpa kendala apapun, sehingga tidak ada anggota yang ketinggalan informasi dalam bekerja.

2. Fungsi regulatif

Fungsi komunikasi organisasi yang kedua yaitu memastikan semua aturan, instruksi, dan pedoman kerja sudah tersampaikan dengan baik. Dengan demikian, setiap anggota mengetahui apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan sesuai standar organisasi.

3. Fungsi persuasif

Alih-alih memberikan perintah yang terkesan kaku, komunikasi organisasi berfungsi untuk mengajak atau membujuk anggota dengan cara yang lebih lembut. Dampaknya, anggota merasa lebih dihargai dan bersemangat dalam menjalankan tugasnya.

4. Fungsi integratif

Fungsi komunikasi organisasi yang terakhir yaitu sebagai penghubung yang menyediakan sarana atau saluran bagi anggota untuk berkoordinasi. Hal ini memudahkan semua orang untuk menjalin kerja sama dan menyelesaikan tugas mereka secara terintegrasi.

Manfaat Komunikasi Organisasi

Selain fungsinya, kita juga harus mampu memahami apa saja manfaat komunikasi organisasi.

1. Semakin memahami teori komunikasi

Dengan komunikasi organisasi, kita mengetahui teori atau cara kerja di dalam suatu kelompok. Selain itu, kita juga akan memahami apa sebenarnya peran dan kedudukan yang melekat, siapa yang harus dihubungi, dan bagaimana posisi orang lain, sehingga saat bekerja tidak merasa kebingungan.

2. Hubungan yang semakin solid

Manfaat komunikasi organisasi yang kedua yaitu membuat proses interaksi semakin lancar dan ikatan antaranggota dan atasan menjadi lebih kuat. Jika sudah merasa nyaman dan akrab, akan muncul rasa untuk saling menjaga dan merawat organisasi tempat kita tumbuh.

3. Target lebih cepat tercapai

Dengan komunikasi organisasi yang baik dan jelas, tujuan awal organisasi akan semakin mudah diraih. Walaupun ada perbedaan pendapat saat diskusi, semua kendala bisa terselesaikan dengan baik karena semua pihak saling mengerti maksud satu sama lain.

4. Mudah beradapatasi

Komunikasi organisasi membantu kita untuk lebih cepat menyesuaikan diri dengan lingkungan dan rekan kerja. Kita jadi tahu cara bersikap sekaligus menempatkan diri dengan baik di tengah organisasi.

Konsep Komunikasi Organisasi

Berikut adalah beberapa konsep komunikasi organisasi berdasarkan pendapat ahli komunikasi, Goldhaber.

1. Proses

Komunikasi organisasi dapat kita analogikan sebagai makhluk hidup yang dinamis. Artinya,  interaksi di dalamnya tidak pernah berhenti, informasi serta pesan terus mengalir dan berputar untuk menciptakan berbagai ide baru demi mencapai target yang telah ditentukan.

2. Pesan

Inti dari komunikasi organisasi adalah pesan yang terkirim dan tersampaikan. Penting untuk selalu memperhatikan bagaimana cara kita menyampaikan dan menerima informasi agar isinya tetap akuran dan tidak menimbulkan salah paham di antara anggota kelompok.

3. Jaringan

Kita dapat menggambarkan organisasi sebagai sebuah peta besar yang penuh dengan berbagi titik koordinat. Setiap orang yang terhubung dalam sebuah jaringan, baik di dalam kantor maupun dengan pihak luar, demi menjalankan peran dan tugas masing-masing.

4. Ketergantungan

Ketika kita masuk ke dalam sebuah organisasi, kita tidak dapat bekerja sendirian. Setiap divisi dalam organisasi saling berkaitan, apabila satu bagian tidak mengerjakan tugasnya dengan baik, maka bagian lain ikut merasakan imbasnya. Semua pihak harus berjalan selaras sebagai satu sistem yang utuh.

5. Hubungan

Hubungan dapat kita umpakan sebagai lem yang merekatkan setiap jaringan yang ada di organisasi. Sesederhana berbincang berdua dengan tema sebangku, hingga menjadi hubungan yang lebih kompleks antara berbagai divisi dalam organisasi.

6. Lingkungan

Organisasi memiliki dua jenis lingkungan, yaitu internal dan eksternal. Contoh lingkungan internal yakni seperti staf, budaya kantor, dan produk. Sementara itu lingkungan eksternal yaitu pelanggan, kompetitor, dan perkembangan teknologi yang semua aspek ini memengaruhi cara kita berkomunikasi.

7. Ketidakpastian

Dunia kerja penuh dengan kejadian-kejadian yang tidak pernah kita duga sebelumnya. Untuk meminimalisir kebingungan dan risika, organisasi harus senantiasa bertukar informasi serta melakukan riset agar tetap punya pegangan yang solid saat adanya perubahan situasi.

Nah, itulah penjelasan mengenai apa itu pengertian komunikasi organisasi, lengkap dengan fungsi, manfaat, dan konsepnya. Semoga setelah membaca artikel ini, pengetahuan dan komunikasi teman-teman seputar konsep dasar komunikasi semakin bertambah, ya!